Военным губернатором города Смоленска поочередно были генералы Шарпантье (затем в Полоцке), Барбанегр и Жомини. Комендантом стал Бозе, комиссаром Сиов. Интендантом, т. е., фактически, главной фигурой управления Наполеон назначил генерала Армана Шарля Виллебланша. Были также учреждены городской муниципалитет, верховная комиссия, комиссары (в «уездах») и должность их помощников. Верховная комиссия (под председательством интенданта) должна была ведать продовольствием. В нее входили: помещик Голынский, Фурсо-Жиркевич и Санко-Лешевич (позднее переведен из муниципалитета). Распоряжения отдавались следующим образом: по предписаниям интенданта члены верховной комиссии давали задания комиссарам о заготовках провианта для армии, разработке сведений о помещиках и их крестьянах, высылки людей из Смоленска.

Муниципалитет, работая в тесной связи с вышестоящим органом, обладал, однако, и некоторой самостоятельностью. Он состоял из 10 членов и 30 различных чиновников-помощников (переводчики, казначеи, писцы, комиссары для поручений). Муниципалитет формировался из местных жителей самого различного социального положения и национальной принадлежности.30 Но это были, как их метко назвал один из исследователей, «подневольные муниципалы».

12 августа генерал Виллебланш назначил глав ведомств: В.М. Ярославцев стал мэром, Рутковский его «товарищем», учитель смоленской гимназии Ефремов – «генеральным секретарем».
Правительство города разместилось в здании бывшего городского магистрата (у церкви Одигитрии). Несколько слов о функциях муниципалитета. Имея ордер от высшего начальства, он обязывал жителей на работы по поддержанию чистоты и порядка в городе, доставки фуража, ремонту мельниц и т. пр. «Без особых ордеров муниципалитет: 1) По прошениям принимал к явке заемные письма; 2) в случае жалоб помещиков и их управляющих на грабительство французов, ослушание крестьян представлял интенданту о назначении по уезду комиссаров для пресечения грабительства и усмирения, требуя для этого охранных команд; 3) по прошениям казенных крестьян, жаловавшихся на свое разорение, представлял интенданту, который разрешал крестьянам, снять с полей уехавших помещиков хлеб, но пользоваться только четвертым снопом; 4) представлял о сборе денег за сдачу в наем лавок и домов; при этом интендант, приняв во внимание, «что чиновники муниципалитета не имеют ни одежды, ни обуви и без пропитания назначил выдать им от 15 до 200 франков.
Непосредственно мэр Ярославцев: 1) Получал и npиводил в исполнение ордера от интенданта о вызове в Смоленск ближайших помещиков и об истребовании от помещиков проживающих вдали от Смоленска, списков о лицах, способных занять должности комиссаров; 2) выдал казначею, итальянцу Чaпе, приходо-расходную книгу за своей подписью, и сам черновой тетради вел записи как прихода денег, получаемых за наем лавок и домов, так и расхода их. Для ближайшей деятельности на местах в уездах назначались особые комиссары с помощниками, на которых возлагались, главным образом, заботы о сборе провианта и фуража, а также поощрение крестьян к возобновлению оставленных работ и преследование мародеров».